メールから証憑を取り込む – ヘルプ｜会計（ジョブカン）

「ジョブカン証憑管理」では、メール取り込み機能を利用できます。
取込用メールアドレスを宛先（To、Cc、Bccのいずれか）に入れることによって、メールに添付されている証憑を「ジョブカン証憑管理」に取り込みます。
Bccに入力できるのは「取込用メールアドレス（発行）」のみです。
取引先から送付される証憑を取り込む場合は、あらかじめ取引先様へ「取込用メールアドレス（受領）」を通知し、メールの宛先（ToまたはCc）に含めるよう案内してください。

以下の制限事項について、あらかじめ取引先様へご案内ください。

メール送付時の制限事項

メール取り込み機能の制限事項は以下をご確認ください。

・1社のみに送付することを想定しています。

・メールの宛先「To、Cc、Bcc」に複数の取込用メールアドレスが入らないようにしてください。

・「Bcc」には自社から送付（発行する場合の「取り込み用メールアドレス（発行）」のみ入力できます。

・1メールに添付できる証憑は、最大10まで、合計ファイルサイズは20MBまでです。

・添付された証憑はメールに添付されている必要があります。

・本文に挿入されている状態では取り込みできません。

・「.zip」などの圧縮ファイルは取り込みできません。

・取り込み対象は、拡張子が「.pdf」「.png」「.jpg」「.jpeg」のファイルです。

・PDF1ファイルあたりのページ数は最大50ページまでです。

注意点

メールから証憑を取り込む場合は以下の点にご注意ください。

・一度「ジョブカン証憑管理」に本登録した証憑ファイルと同一のファイル名は登録できません。
（差し替えをしたファイルも含まれます。）

・同一ファイル名のエラーが表示された場合は、ファイル名を変更して登録してください。

・登録を行わずにステータスが「未取込」のものは、受領日から30日後に削除されます。

各種設定

メール取り込み機能の各種設定をご案内します。

■共通設定

1. [受信メール取り込み] 画面右上の[共通設定]をクリックします。

2. [取込用メールアドレス管理]の[共通設定]で登録したブロックメールアドレスを確認できます。

■メール取込設定

1. [受信メール取り込み] 画面右上の[メール取込設定]をクリックします。

2. 登録されているメールアドレスを確認できます。[コピー]をクリックしてメールアドレスをコピーすることができます。

※取込用メールアドレスの管理についてはこちらをご覧ください。

■マッチングリスト

1. [受信メール取り込み] 画面右上の[マッチングリスト]をクリックします。

2. [取引先]をメールの[宛先/送信元]と[取引先名]でマッチングを作成し、次回以降の取引先選択が自動で実行されるようになります。マッチングは、マッチングリストに自動追加されます。

※［新規作成］をクリックすると、新しいマッチングを作成できます。
※マッチングリストについての詳細はこちらをご覧ください。

メールから取り込んだ証憑を登録する

メールから取り込んだ証憑を仮登録します。

1. メニューの [メール] をクリックします。

2. [受信メール取り込み] 画面が表示されます。一覧でステータスが[未取込]となっている証憑の[件名]をクリックまたは行を選択して[取り込む]をクリックします。

※仮登録したい行をダブルクリックすることでも[取込メールの詳細]を表示できます。

3. [取込メールの詳細]が表示されます。[メール概要]を確認し、[証憑概要]で[ファイル名] を確認または変更します。

※[証憑種別]を選択すると、[AI-OCR]が表示されます。実行する場合は[はい]を選択します。

4. 取引先を新規で追加する場合は、[取引先名]右側にある［▼］をクリックし、[新しい取引先を追加]を選択します。

※トライアルプラン・プロフェッショナルプランで利用可能です。

5. [取引先の新規作成]ダイアログが表示されます。必要に応じて[基本情報] を入力し[保存する]をクリックします。

「*」がついている項目は入力必須です。

6. [取り込む]をクリックすると、「証憑を取り込みました。」が表示されます。[OK]をクリックします。

7. [受信メール取り込み] 一覧のステータスが「取込済」に変わり、仮登録されます。

※不要なメール（添付された証憑）は、［取り込む］ボタン右側の［▼］をクリックするか、右クリックして表示されたメニューから［削除］を選択して削除することもできます。
※削除したメール（添付された証憑）は元に戻すことができません。
※削除したメールは検索画面で［削除済みを表示する］にチェックを付けて検索すると確認することができます。

8. [発行一覧] または[受領一覧]を表示し、仮登録されている証憑を本登録します。

※スタンダードプランの場合は、[授受区分]が「受領」でPDF読み取りをする場合は[はい]を選択します。